Automatisierung im Mittelstand: Wo anfangen?

Wir raten der Hälfte unserer Anfragen von Automatisierung ab.

Ja, Sie haben richtig gelesen. Ein Unternehmen, das mit Automatisierung Geld verdient, sagt regelmäßig: "Lassen Sie das lieber." Nicht weil wir keine Lust haben. Sondern weil ehrliche Beratung langfristig mehr bringt als ein Projekt, das in sechs Monaten in der Schublade landet.

Was wir nicht automatisieren würden

Bevor wir darüber reden, wo Automatisierung Sinn macht, reden wir über das Gegenteil. Denn hier verbrennen die meisten Unternehmen ihr Geld.

Prozesse, die niemand erklären kann

"Das macht die Frau Müller immer so." Diesen Satz hören wir in jedem zweiten Erstgespräch. Und er ist ein Warnsignal.

Wenn Sie einen Prozess nicht in klaren Schritten beschreiben können, können Sie ihn nicht automatisieren. Punkt. Was passiert, wenn Sie es trotzdem versuchen? Sie automatisieren das Chaos. Das Ergebnis ist ein System, das schneller die falschen Dinge tut.

Unser Rat: Bevor Sie über Automatisierung nachdenken, zeichnen Sie den Prozess auf. Jeden Schritt. Jede Ausnahme. Jede "Das-kommt-drauf-an"-Stelle. Erst wenn das auf Papier steht, können wir reden.

Alles, was Fingerspitzengefühl erfordert

Ein Kunde hatte eine Idee: Kundenreklamationen automatisch beantworten lassen. Klingt effizient. Ist es auch - bis die KI einem verärgerten Stammkunden eine Standardantwort schickt und der zur Konkurrenz wechselt.

Sensible Kommunikation, komplexe Verhandlungen, individuelle Kundenbetreuung - hier kann Technologie unterstützen. Vorbereiten, zusammenfassen, Vorschläge machen. Aber die Entscheidung und den Ton? Das muss ein Mensch treffen.

Das Prestigeprojekt der Geschäftsführung

"Die Konkurrenz hat jetzt auch KI." Dieser Satz ist der teuerste in der deutschen Unternehmenslandschaft. Wenn die Motivation für ein Automatisierungsprojekt nicht "Wir haben ein konkretes Problem" ist, sondern "Alle anderen machen das auch", dann wird es teuer. Und nutzlos.

Wir haben schon Projekte abgelehnt, bei denen das Budget stand, das Team bereit war - aber das Problem fehlte. Ohne echtes Problem gibt es keine echte Lösung.

Die unbequeme Wahrheit über ROI

Lassen Sie uns über Geld reden. Ehrlich.

Die meisten ROI-Rechnungen für Automatisierung sind geschönt. Nicht absichtlich - aber sie vergessen die Hälfte. Die Implementierung ist nur der Anfang. Danach kommen Wartung, Updates, Schulungen, Anpassungen wenn sich Prozesse ändern, Support wenn etwas nicht funktioniert.

Eine ehrliche Kalkulation sieht so aus: Nehmen Sie die geschätzten Implementierungskosten und multiplizieren Sie sie mit 1,5 für das erste Jahr. Für jedes Folgejahr rechnen Sie 20 bis 30 Prozent der Implementierungskosten für Betrieb und Weiterentwicklung.

Klingt ernüchternd? Vielleicht. Aber es ist die Wahrheit. Und mit diesen echten Zahlen lohnen sich die richtigen Projekte immer noch deutlich. Wir rechnen mit unseren Kunden ehrlich - auch wenn das bedeutet, dass ein Projekt nicht stattfindet. Denn ein Kunde, dem wir einmal ehrlich abgeraten haben, kommt wieder. Einer, dem wir etwas verkauft haben, das nicht funktioniert, nicht.

Wo es sich wirklich lohnt

Jetzt die gute Nachricht. Denn nach all den Warnungen gibt es Bereiche, in denen Automatisierung nicht nur Sinn macht, sondern bares Geld bringt. Zuverlässig. Messbar.

Der Kopier-Paste-Test

Beobachten Sie Ihre Mitarbeiter einen Tag lang. Wenn jemand regelmäßig Daten von System A kopiert und in System B einfügt - herzlichen Glückwunsch, Sie haben Gold gefunden.

Datenübertragung zwischen Systemen ist der Klassiker. ERP zu CRM, Excel zu Buchhaltung, E-Mail-Anhänge ins Dokumentenmanagement. Diese Aufgaben sind repetitiv, fehleranfällig und kosten echte Arbeitszeit.

Realitätscheck: Eine Integration zwischen zwei Systemen spart typischerweise 5 bis 15 Stunden pro Woche. Bei einem internen Stundensatz von 50 Euro sind das 1.000 bis 3.000 Euro monatlich. Die meisten Integrationen amortisieren sich in drei bis sechs Monaten.

Das Montag-Morgen-Ritual

Kennen Sie das? Jeden Montag sitzt jemand zwei Stunden da und stellt einen Bericht zusammen. Zahlen aus drei Systemen, hübsch formatiert, per E-Mail an zehn Leute.

Berichte, Dashboards, Statusupdates - wenn die Datenquellen digital sind, lässt sich das vollständig automatisieren. Nicht in Monaten. In Tagen.

Realitätscheck: Automatisierte Reports sparen nicht nur Zeit. Sie sind aktueller, konsistenter und verfügbar, wenn man sie braucht - nicht nur montags um elf.

Die "Sorry, hab ich übersehen"-Fälle

Wo Menschen repetitive Aufgaben erledigen, passieren Fehler. Das ist keine Schwäche, das ist Biologie. Die Rechnung mit dem falschen Mehrwertsteuersatz. Die Bestellung, die liegen geblieben ist. Der Kunde, der drei Tage auf eine Antwort wartet, weil die E-Mail untergegangen ist.

Jeder einzelne dieser Fehler kostet Geld. Nicht nur direkt, sondern durch Nacharbeit, Kundenunzufriedenheit und verpasste Fristen.

Realitätscheck: Automatische Prüfungen und Erinnerungen reduzieren diese Fehler um 80 bis 95 Prozent. Und sie kosten einen Bruchteil dessen, was ein einziger größerer Fehler kostet.

So fangen Sie wirklich an

Vergessen Sie 10-Schritte-Pläne und Reifegradmodelle. Machen Sie stattdessen eine einzige Sache.

Sprechen Sie mit der Person, die den nervigsten Job in Ihrem Unternehmen hat. Nicht mit der Geschäftsführung. Nicht mit der IT. Mit der Person, die jeden Tag dasselbe tut und dabei innerlich schreit.

Schauen Sie ihr einen Tag über die Schulter. Zählen Sie die Klicks, die Systemwechsel, die manuellen Übertragungen. Rechnen Sie ehrlich nach: Was kostet das pro Monat? Was würde eine Lösung kosten?

Wenn die Rechnung aufgeht, starten Sie klein. Ein Prozess. Vier Wochen bis zum ersten Ergebnis. Dann messen Sie. Dann entscheiden Sie, ob Sie weitermachen.

Kein Masterplan. Kein Fünfjahresprogramm. Ein Problem, eine Lösung, ein Ergebnis.

Und wenn Sie unsicher sind?

Dann fragen Sie uns. Ernst gemeint.

Wir führen ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir uns Ihre Prozesse anschauen und ehrlich sagen, wo Automatisierung Sinn macht - und wo nicht. Kein Verkaufsgespräch. Wenn wir Ihnen abraten, bekommen Sie trotzdem eine klare Empfehlung, was Sie stattdessen tun können.

Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst viel zu automatisieren. Es geht darum, das Richtige zu automatisieren.

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Sie wollen wissen, ob Automatisierung für Ihre Prozesse Sinn macht? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch - wir sagen Ihnen auch, wenn die Antwort Nein ist.